TEKNIK MANAJEMEN KONTEMPORER (pertemuan ke 5)

TEKNIK MANAJEMEN KONTEMPORER

Para manajer menggunakan teknik berikut ini untuk mengimplementasikan strategi perusahaan untuk mencapai keberhasilan. Teknik- teknik itu adalah :
1.  Penentuan Tolok Ukur (Benchmarking)
merupakan proses di mana perusahaan mengidentifikasikan factor keberhasilan (critical Succes factors-CSF), mempelajari tentang prkatek-praktek terbaik yang dilakukan oleh perusahaan lain untuk menemukan CSF ini dan kemudian melakukan perbaikan-perbaikan dalam proses perusahaan untuk mencapai kinerja yang sama bahkan lebih baik dengan para pesaiangnya.
2. Manajeman Kualitas total (Total Quality Management)
TQM merupakan teknik di mana manajemen mengembangkan kebijakan-kebijakan dan praktek-praktek untuk meyakinkan bahwa produk dan jasa perusahaan memenuhi harapan pelanggan. Pendekatan ini meliputi peningkatan fungsionalitas produk, kehandalan, ketahanan, dankemudahan produk untuk diperbaiki.
3. Perbaikan Berkelanjutan (Continous Improvement)
Continous Improvement (dalam bahasa jepang disebut kaizen) merupakan teknik manajemen di mana para manajer dan pekerja mempunyai komitmen terhadap program perbaikan terus menerus dalam hal kualitas dan faktor keberhasilan.
4. Activity-Based Costing dan Activity-Based Management
Banyak perusahaan dapat memperbaiki perencanaan, penentuan harga pokok produk, pengendalian operasional dan pengendalian manajemen dengan menggunakan analisis aktivitas untuk mengembangkan gambaran rinci tentang aktivitas spesifik yang dilakukan dalam operasi perusahaan. Activity-based costing digunakan untuk meningkatkan akurasi analisis biaya dengan memperbaiki cara penelusuran biaya ke objek biaya. Activity based management menggunakan analisis aktivitas untuk meningkatkan pengendalian operasional dan pengendalian manajemen.
5.  Perekayasaan Ulang  (Reengineering)
Reengineering merupakan proses untuk menciptakan keunggulan kompettitif di mana perusahaan mengorganisasikan kembali fungsi organisasi dan manajemennya, seringkali juga menghasilkan pesanan/pekerjaan yang sudah dimodifikasi, digabungkan atau dihilangkan.
6. Teori Kendala
The Theory of Constraint (teori kendala) merupakan teknik stratejik untuk membantu perusahaan untuk mengubah bahan menjadi produk secara efektif meningkatkan facto keberhasilan.konsep utama dalam TOC adalah throughput, yaitu kemampuan perusahaan untuk menghasilkan kas melalui penjualan atau sama dengan penjualan dikurangi bahan yang dibutuhkan dalam produk yang terjual. Throughput dapat diperbaiki secara langsung dengan meningkatkan kecepatan produk diproses sampai dengan dijual.
7. Kostumisasi massal
Kostumisasi massal merupakan teknik manajemen di mana pemasaran dan proses produksi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menangani meningkatnya variasi yang timbul dari pengiriman produk pesanan dan jasa kepada pelanggan.
8. Perhitungan Biaya Berdasarkan Target (Target Costing)
Target Costing merupakan teknik manajemen yang menentukan biaya yang diharapkan untuk suatu produk berdasarkan harga yang kompetitif, sehingga produk tersebut akan dapat memperoleh laba yang diharapkan. Jadi biaya ditentukan oleh harga.
9. Life Cycle Costing Life Cycle Costing
Merupakan teknik manajemen yang digunakan untuk mengidentifikasikan dan memonitor biaya produk selama siklus hidup produk. Siklus hidup produk meliputi tahap-tahap : Riset dan pengembangan, Perancangan produk termasuk membuat prototype dan pengujian, Produksi/pembuatan, inspeksi, pengepakan dan penggudangan, Pemasaran, promosi dan distribusi,serta Penjualan dan pelayanan.
10. Sistem Just In time
Merupakan system manajemen Produksi dan Persaediaan yang komperhensif di mana pembelian atau pemrosesan bahan baku dan bagian-bagian lainnya hanya dilakukan ketika dibutuhkan dan tepat pada saat akan digunakan pada setiap tahap proses produksi.
11. The Balanced Scorecard
Untuk menekankan pada pentingnya pengguanaan informasi, baik yang bersifat keuangan maupun non keuangan, sekarang seringkali akuntansi melaporkan kinerja perusahaan berdasarkan factor-faktor keberhasilan dalam empat dimensi, yaitu :
Kinerja keuangan
Mengukur profiabilitas di antara perusahaan-perusahaan lain, sebagai indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pemilik dan pemegang saham.
Kepuasan pelanggan
Kepuasan mengukur kualitas, pelayanan dan rendahnya biaya dibandingkan dengan perusahaan lain sebagai indicator seberapa baik perusahaan memuaskan pelanggan.
Proses bisnis internal
Mengukur efisiensi dan efektifitas perusahaan dalam produksi dalam memoduksi produk dan jasa.
Inovasi dan pembelajaran
Mengukur kemampuan perusahaan untuk mengembangkan dan memanfaatkan sumber daya manusia sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai untuk waktu sekarang dan masa yang akan datang.

Perkembangan ilmu manajemen kontemporer

Perkembangan ilmu manajemen berkembang begitu pesat, terlihat dari gambar berikut ; 

 

Perkembangan ilmu manajemen terus berkembang dengan begitu pesat dikarenakan 2 permasalahan pokok dari manajamen itu sendiri, yaitu ketidakpastian dan keterbatasan 

Ketidakpastian

Ketidakpastian muncul diakibatkan keputusan manajemen sehubungan dengan proses manajemen dalam waktu yang akan datang belum dapat diketahui bagaimana kondisinya, walaupun diprediksi secara maksimal, tetapi kondisi yang diharapkan belum tentu sesuai harapan.

 Tuntutan kondisi empirik dari ketidakpastian ;

1.       Kondisi dan perkembangan dunia usaha/organisasi menghadapi situasi tingginya resiko dalam dunia usaha, dengan kata lain setiap usaha apapun mengharuskan kita untuk jadi seorang gambler dimana ada keberuntungan dan ada kerugian.

2.       Kebutuhan dan tuntutan dari berbagai kalangan akan kebutuhan untuk memperlakukan manusia sesuai kodratnya, memperlakukan manusia secara manusiawi, sehingga tercapai hubungan yang harmonis dalam suatu industri dan pada akhirnya akan tercapai efisiensi, peningkatan produktivitas dan kesejahteraan dari stakeholder. 

Keterbatasan

Keterbatasan muncul di dunia ini tak terkecuali keterbasana dalam proses manajemen, baik sumber daya alam yang diciptakan Tuhan (sumber daya alam) maupun pengetahuan (skill) dan keterampilan manusia (sumber daya manusia). Dalam hal ini pencapain tujuan organisasi yang akan menggunakan berbagai sumber daya sebagai faktor produksi memiliki keterbatasan dalam memaksimalkan input dan prosesnya.

 Tuntutan kondisi empirik dari keterbatasan ;

1.       Kondisi dan perkembangan dunia usaha/organisasi menghadapi situasi yang semakin langkanya sumberdaya yang ada, terutama sumber daya alam, dengan kata lain semakin terbatasnya sumber daya yang ada mengharuskan manusia untuk semakin meningkatkan keilmuan dan kemampuan (skill) untuk mempermudah menjawab keterbatasan.

2.       Kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan/organisasi dengan segala keterbatasan yang ada guna memenangkan persaingan dunia usaha/organisasi.

3.       Kebutuhan akan pedoman untuk mengelola organisasi yang kompleks, seperti dalam temuan Chaster Barnard yang menyatakan manusia berkumpul di dalam organisasi untuk mendapatkan hal-hal yang mereka tidak mampu mengerjakan sendiri. 

Apa perbedaan dari masing-masing ilmu manajemen tersebut, berikan perbedaan tersebut?.

b. Perbedaan dari masing-masing ilmu manajemen

 Manajemen Ilmiah

Taylor sangat besar perhatiannya terhadap manajemen ilmiah dengan menjamin penggunaan sumber daya fisik dengan biaya yang efisien dari suatu organisasi. Manajemen – ilmiah didasarkan atas empat prinsip utama sebagai berikut :

1.     Pengembangan metode ideal atau terbaik secara prima melalui studi gerak dan waktu. Manajer mengembangkan ilmiah untuk setiap unsur tugas tenaga kerjanya dengan mengganti metode aturan lama yang kaku.

2.     Penseleksian dan pengembangan para pekerja. Manajer secara ilmiah harus memilih dan kemudian melatih, mengajari dan mengembangkan pegawainya sedangkan di masa sebelumnya yang terjadi justru sebaliknya di mana hanya dirinya sendiri yang dilatih dan dikembangkan dan pegawai jarang diperhatikan dan dipikirkan untuk terampil

3.     Kombinasi antara metode terbaik, para pekerja yang diseleksi terbaik dan dilatih terbaik. Semua pegawai dan manajer harus terlibat aktif bekerja sama sesuai dengan prinsip ilmiah yang telah disusun dan dikembangkan.

4.     Kerjasama yang kompak antara manajer dan para pekerja. Harus ada pembagian kerja dan tanggung jawab antara manajer dan pegawai. Manajer harus dapat mengambil alih metode yang lama jika metode baru yang lebih efisien telah ditemukan.manajer harus mempunyai tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan anak buahnya di mana pada masa sebelumnya justru sebaliknya di mana pegawai mempunyai tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan manajer.

 Administrasi Theory

Fayol mengembangkan 5 elemen administrasi, yaitu Planning, Organization, Command, Coordination, Control, dan menyimpulkan 14 prinsip-prinsip manajemen agar mempermudah proses kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi, yaitu ;

1.    Pembagian tugas agar timbulnya spesialisasi pekerjaan

2.    Kekuasaan yang merupakan hak memberikan perintah dan kekuatan untuk menjamin kepatuhan harus diimbangi dengan tanggung jawab

3.    Disiplin yang bertujuan supaya aktivitas bisnis berjalan lancar

4.    Kesatuan arah dalam arti sekelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sarna yang harus dipimpin oleh seorang manajer dengan satu rencana kerja yang merupakan jalan untuk mencapai tujuan organisasi yang harus dijalani dan dicapai oleh seluruh anggota organisasi

5.    Kesatuan perintah yang berarti setiap karyawan hanyamenerima perintah kerja dari satu orang dan apabila perintah itu datangnya dari dua orang atasan atau lebih akan timbul pertentangan perintah dan kerancuan wewenang yang harus dipatuhi.

6.    Subordinasi kepentingan pribadi dengan mengutamakan kepentingan organisasi

7.    Remunerasi yang merupakan sistem pemberian gaji yang harus adil dan dapat memberikan kepuasan kepada pekerja dan kepada perusahaan

8.    Sentralisasi dalam arti bahwa tanggung jawab akhir terletak pada atasan dengan tetap memberi wewenang memutuskan kepada bawahan sesuai kebutuhan, sehingga kemungkinan adanya desentralisasi.

9.    Rantai skalar dalam arti adanya garis kewenangan yang tersusun dari tingkat atas sampai ke tingkat terendah seperti tergambar pada bagan organisasi.

10.  Keteraturan atau ketepatan posisi seseorang  dalam organisasi harus diatur secara optimal (a place for everyone and everyone in his place)

11.  Keadilan yang mengharuskan adanya sikap persaudaraan diantara anggota organisasi dari atasan sampai bawahan

12.  Stabilitas dalam arti tidak banyak pergantian karyawan yang ke luar masuk organisasi, sehingga pekerja perlu menyesuaikan diri pada tugas dan lingkungannya

13.  Inisiatif dengan memberi kebebasan kepada bawahan untuk berprakarsa dalam menyelesaikan pekerjaannya walaupun akan terjadi kesalahan-kesalahan.

14.  Esprit de corps : spirit teamwork, pemeliharaan hubungan personil

 Adapun kelemahan dari teori administrasi ini bersifat kaku dan kurang memberikan perhatian pada aspek manusia dan faktor psikologis

Pendekatan Kuantitatif

Pendekatan kuantitatif membantu bagaimana mengalokasikan sumber daya organisasi dan menunjukkan alternatif alokasi sumber daya yang optimal dengan menggunakan teknik matematik yang pertama dikenal sebagai metoda simpleks, dikembangkan oleh ahli matematik bangsa Amerika (George B. Dantzig) pada tahun 1947, untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkenaan dengan masalah pengambilan keputusan mengunakan sebuah model. Sebuah model sebenarnya hanyalah merupakan representasi ideal yang menggambarkan suatu sistem atau keadaan, reliabilitas dari pemecahan persoalan yang diperoleh melalui sebuah model sudah tentu sangat tergantung pada ketepatan model itu sebagai suatu pendekatan atas sistem yang sebenarnya. Hasil yang diperoleh akan semakin baik apabila didalam model terangkum lebih banyak sifat-sifat dari sistem.

Apabila peninjauan dibatasi hanya dilihat dari sudut cara kerja operational reseach model dapat diklasifikasikan menjadi :

a.     Model-model ikonik

b.     Model-model analog

c.      Model-model simbolik (matematik)

Model ikonik merupakan penyederhanaan dari suatu sistem yang diperoleh dengan jalan memperkecil atau memperbesar ukuran sistem akan yang dipelajari. Model ikonik ini biasanya hanya menonjolkan bagian-bagian atau sifat-sifat tertentu dai sistem yang dianggap cukup penting untuk diperhatikan.

Dalam sebuah model analog, suatu keadaan atau sifat-sifat tertentu dari sistem dicoba direpresentasikan dengan keadaan atau sifat-sifat yang lain yang merupakan analogi bagi keadaan atau sifat-sifat yang terdahulu.

Model simbolik atau matematik mempergunakan suatu set simbol-simbol matematik yang masing-masing menyatakan variabel-variabel (membentuk fungsi yang menggambarkan sifat dari sistem) yang merupakan besaran dari sistem yang dipejalari. Dipergunakan pula model-model yang lain yaitu model-model simulasi dan model-model heuristik.

 Perilaku Organisasi

Menurut Milton (1981), perilaku organisasi merupakan suatu studi mengenai individu dan kelompok di dalam suatu organisasi. Setiap organisasi akan mengembangkan pola-pola dari tindakan dan reaksi yang merupakan suatu respons terhadap perubahan-perubahan lingkungan dan dapat dimanfaatkan oleh individu mauu kelompok. Perkembangan ini kebutuhan organisasi untuk mengintegrasikan variabel-variabel manusia (kemampuan dan kebutuhan) dan variabel organisasi (tujuan, tugas, dan teknologi).

Karakteristik kepemimpinan, konflik, penyesuaian diri dan dalam menangani perubahan akan membentuk suatu organisasi yang mapan. Pengembangan organisasi ini akan menjadi suatu kepribadian dari suatu organisasi yang akan berpengaruh terhadap individu dan kelompok yang ada didalamnya.

Hasil dari pendekatan perilaku organisasi ini antara lain mengusulkan ;

1.    Desentralisasi dan delegasi

2.    Identifikasi pekerjaan (job identifikation)

3.    Perluasan Pekerjaan (job enlargement)

4.    Manajemen Partisipatif(participative management)

5.    Manajemen menuju sasaran (management by objectives)

6.    Ketidak tergantungan (independence)

7.    Keingainan yang lebih kuat (stroger interest)

8.    Mampu bertingkah laku dalam cara yang jauh lebih bervariasi.

9.    Cenderung untuk mempunyai pandangan jauh ke depan.

10.  Pindah dari posisi “subordinate” ke posisi “equal” atau “superordinate”

11.  Mengembangkan dan meningkatkan kesadaran dan pengendalian atas dirinya sendiri.

12.  Penggunaan untuk memperkuat munculnya perilaku yang diinginkan.

13.  Internalisasi dari tujuan-tujuan organisasi, dimana pekerja menganggap tujuan organisasi sebagai tujuan dirinya sendiri.

 Pendekatan Sistem

Chester L. Bernard berasumsi bahwa perusahaan akan berjalan efisien dan hidup terus, apabila dapat menyeimbangkan antara pencapaian tujuan dan kebutuhan individu, juga menyatakan peranan organisasi informal sangat menentukan suksesnya suatu tujuan perusahaan. Dalam bukunya “The Functions of the Executive” (1983), menjelaskan tentang manajer berdasarkan suatu pendekatan sistem sosial, untuk mengerti dan menganalisis fungsi-fungsi eksekutif, juga memperhatikan tugas-tugas utama eksekutif dalam kegiatan operasional perusahaan. Adapun tugas eksekutif adalah memelihara suatu sistem usaha kerja sama dalam organisasi formal. Ada beberapa alasan dalam logika analisisnya, dilihat dalam langkah-langkah Bernard sebagai berikut :

1.    Adanya pembatasan fisis dan biologis terhadap setiap individu yang membuat mereka bekerjasama dalam kelompok, meskipun ada pembatasan-pembatasan dasar bersifat fisis dan biologis, adanya kerja sama membuat batasan psikologis dan sosial yang ada pada setiap individu inilah yang mernainkan peran dalam mendorong kerjasama.

2.    Adapun tindakan kerjasama mendorong terbentuknya sistem kerjasama beberapa unsur-unsur fisis, biologis, kepribadian, dan sosial (Bernard mencontohkan kelas dalam kuliah sebagai suatu sistem kerjasama, yang terdiri dari unsur-unsur seperti ruangan, bangku, papan tulis, manusia
sebagai makhluk hidup, pribadi-pribadi, pertukaran pendapat, dan sebagainya). Adanya kelanjutan kerjasama biasanya tergantung pada efektivitas (apakah tujuan kerjasama itu tercapai ?) dan efisiensi (apakah tujuan itu dapat dicapai dengan ketidakpuasan dan pengorbanan yang seminimum mungkin dari pihak anggota yang bekerjasama ?).

3.    Setiap sistem kerjasama dibagi ke dalam dua bagian yaitu : “Organisasi”, yang merupakan interaksi-insteraksi dari individu yang berada di dalam sistem itu, dan “unsur-unsur lainnya”.

4.    Organisasi dapat dibagi ke dalam dua jenis, pertama : organiasi “formal”, yaitu kumpulan interkasi sosial yang memang dikoordinasikan dan mempunyai tujuan bersama. Kedua adalah organisasi “informal”, yaitu interaksi-interaksi sosial tanpa tujuan bersama dan tidak dikoordinasikan secara sengaja.

5.    Organisasi formal dapat berlangsung hanya bila orang-orang yang didalamnya (a) dapat saling berkomunikasi, (b) mau memberi sumbangan pikiran kepada kegiatan kelompok, dan (c) memiliki kesadaran mempunyai tujuan umum.

6.    Setiap organisasi formal harus memiliki unsur-unsur : (a) sistem fungsionalisasi sehingga orang-orang dapat berspesialisasi dengan dibentuknya departementasi : (b) adanya sistem perangsang yang efektif dan efisien yang akan mendorong setiap orang menyumbang ke pikirannya kepada kegiatan kelompok; (c) sistem kekuasaan (“otoritas”) yang menyebabkan setiap anggota kelompok menerima keputusan-keputusan para eksekutif : dan (d) sistem pengambilan keputusan yang logis sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.

7.    Adapun tugas eksekutif dalam organisasi formal adalah : (a) menjaga hubungan komunikasi organisasi melalui suatu skema organisasi, ditambahkan dengan adanya bawahan yang setia, bertanggung jawab, dan mampu bekerja, serta satu organisasi informal yang baik; (b)
membuat perlindungan terhadap pekerjaan pokok dari individu –individu di dalam organisasi; dan (c) adanya perumusan dan penentuan tujuan perusahaan.

8.    Fungsi-fungsi eksekutif mernasuki proses melalui pekerjaan eksekutif dalam mengintegrasikan keseluruhannya dan dalam menemukan keseimbangan di antara kekuatan-kekuatan dan kejadian-kejadian yang berlawanan.

9.    Untuk mengefektifkan eksekutif, adanya suatu tata kepemimpinan yang mempunyai tanggung jawab tinggi; sebagaimana telah dinyatakannya bahwa kerjasamalah, dan bukan kepemimpinan, yang membuat proses kreatif; tetapi kepemimpinan merupakan suatu kekuatan yang sangat
diperlukan.

 Pendekatan Kontigensi

Pendekatan kontigensi memfokuskan pada ;

1.       Peningkatan efisiensi,

2.       Perbaikan metode kerja, gagasan–gagasan pemikiran awal mengenai produktivitas dan organisasi, dimana

·         Produktivitas bukan hanya melalui perbaikan teknis tetapi melalui pembinaan tenaga kerja

·         Tugas dapat dianalisis  - one best way

·         Perlu standar kerja dan waktu

·         Seleksi pegawai sesuai dengan tugas dan melatih untuk menguasai metode efisiensi

·         Motivasi pekerja lebih baik memperoleh gagasan ekonomi sebagai imbalan dari peningkatan produktivitas

Pendekatan yang mendasarkan pada perkembangan situasi dan kondisi yang berkembang, sehingga para manajer akan berupaya mencari teknik yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

Contoh kasus “Peningkatan Produktivitas”

Peningkatan produktivitas apabila dilihat dari pendekatan klasik akan melihat dari aspek gaji, struktur organisasi, teknik kerja diperbaiki, sedangkan peningkatan produktivitas dilihat dari pendekatan hubungan manusia akan membenahi dari aspek pemerkayaan kerja, begitu pula dengan peningkatan produktivitas dilihat dari pendekatan kuantitatif akan melihat dari aspek model perencanaan dan pengendalian baru. Sedangkan dari pendekatan situasional peningkatan produktivitas akan bergantung pada situasi yang ada yaitu pendekatan situasional yang praktis akan dilaksanakan para manajer dan bersipat fleksibel.

 Pendekatan kontigensi akan melihat dari sisi positif yang ada di manusia (dimana manusia mempunyai emosi, kemampuan intuitif dan kreatif) dan manajemen ilmiah yang memperhatikan dan menekankan sisi organisasinya, adapun solusinya adalah menetapkan resultannya dari kondisi yang bertentangan.